Automazione dei processi · Risorse umane
Automatizza i processi HR che occupano la tua settimana.
Onboarding, amministrazione e richieste dei dipendenti: mappiamo il processo una volta, poi lo facciamo funzionare dall’inizio alla fine.
How it works
Mappa, automatizza, migliora.
Da un processo documentato a un flusso che viene eseguito e migliora nel tempo.
Mappa
Ricostruiamo il percorso effettivo di una nuova assunzione nella tua organizzazione: account, approvazioni e passaggi tra team. Documentiamo il processo e ne conserviamo le versioni prima di automatizzare qualsiasi attività.
Example
Automatizza
Gli agenti gestiscono le attività ripetitive previste nella mappa: creazione degli account, instradamento delle richieste e preparazione dei documenti. Le decisioni che richiedono giudizio restano al tuo team.
Example
Migliora
Misuriamo ogni esecuzione: tempo necessario per diventare operativi, punti in cui le richieste si fermano ed eccezioni ricorrenti. Così il processo può accorciarsi nel tempo anziché complicarsi senza che nessuno se ne accorga.
Example
Interactive demo
Un onboarding completo.
Guarda come l’agente segue una nuova assunzione dall’offerta al primo giorno.
- In codaCrea account in 6 strumentiSlack · Drive · CRM · GitHub · Notion · 1Password
- In codaApprova il budget per l’attrezzaturaPortatile da 1.850 €, oltre il limite automatico di 1.500 €
Problem → Solution
35 passaggi per assunzione, oppure 6 workflow coordinati.
Ogni nuova assunzione ripeteva manualmente gli stessi 35 passaggi. Nel progetto descritto, il processo è stato riprogettato in 6 workflow.
35 passaggi per ogni assunzione
- Account creati manualmente in strumenti diversi
- Richieste che si perdono nelle caselle email
- Ogni società inventa una versione diversa del processo
- Nessuno sa quanto tempo richiede davvero una nuova assunzione
6 workflow coordinati
- Sei sistemi configurati a partire da un’unica firma
- Ogni richiesta viene instradata e tracciata
- Gli stessi sei workflow, con regole specifiche per ciascuna società
- Il tempo alla piena operatività viene misurato ogni settimana
Visto abbastanza? Portaci un flusso di lavoro.
FAQ
Common questions.
Le domande dei team HR prima di automatizzare l’onboarding.
Quanto sono protetti i miei dati?
Quanto tempo richiede la configurazione?
Con quali strumenti si integra?
Come funziona il prezzo?
Domande chiarite? Applicalo al tuo flusso di lavoro.
Sector FAQ
Per i team amministrativi e finanziari.
Le domande più frequenti dei team HR.
Si collega al nostro sistema informativo HR?
Come vengono protetti i dati dei dipendenti?
Può gestire più società?
Sector proof
Proven in un franchising di vendita al dettaglio di generi alimentari di oltre 100 negozi.
Queste sono le cifre misurate in un franchising di vendita al dettaglio di generi alimentari di oltre 100 negozi, per i loro processi e i loro volumi. Leggili come prova dell'esecuzione del flusso di lavoro, non come un numero riprodotto dalla tua distribuzione.
“La preparazione dei turni richiedeva 20.800 ore all’anno. Cento responsabili di punto vendita vi dedicavano ciascuno quattro ore a settimana. Era il maggiore costo nascosto dell’attività e non compariva nei conti.”
Approfondisci l’automazione HR
Che cosa comprende l’automazione dei processi HR
Onboarding dall’inizio alla fine
Dall’offerta firmata al primo giorno operativo: creiamo gli account nei diversi strumenti, richiediamo l’attrezzatura, assegniamo le procedure di onboarding e pianifichiamo la prima settimana. L’agente coordina i sistemi; condizioni contrattuali ed eccezioni di budget restano soggette all’approvazione di una persona. Per preparare il primo giorno, occorre sapere quali accessi servono davvero al ruolo, chi autorizza l’attrezzatura e quali informazioni devono arrivare al nuovo assunto. Mappare questi passaggi prima di automatizzarli permette di distinguere le attività ripetitive dalle decisioni che richiedono un controllo. Se il budget supera la soglia concordata, la richiesta si ferma al responsabile indicato, mentre le altre attività possono proseguire.
Richieste dei dipendenti e attività amministrative
Richieste di ferie, controlli delle spese, preparazione di documenti e piccoli aggiornamenti che arrivano continuamente nella casella HR. Ogni attività segue la policy documentata nel tuo Company Brain: le risposte restano coerenti per un responsabile e un nuovo assunto, a gennaio come a luglio. Quando arriva una richiesta, il flusso identifica il tipo di domanda, recupera la regola pertinente e decide a chi assegnare la fase successiva. Una domanda semplice trova risposta nella documentazione autorizzata. Se la richiesta comporta una modifica contrattuale, un caso insolito o dati non disponibili, il team HR mantiene la possibilità di verificare e decidere. Il vantaggio si misura nelle richieste concluse, nelle eccezioni e nei tempi di risposta, non nel numero di messaggi generati.
Team con più società e lingue
Nei gruppi in cui ogni società ha sistemi e regole proprie, i workflow possono essere gli stessi, con limiti e responsabili dell’approvazione specifici. Una nuova società parte dal processo già mappato anziché inventarne una nuova versione, spesso all’origine dei 35 passaggi iniziali. Prima di adottare uno schema comune, confronta ciò che deve essere identico in tutto il gruppo con ciò che cambia tra le società: responsabili, soglie di spesa, strumenti e documenti. I permessi e le approvazioni devono rispecchiare questa struttura. La mappa del processo diventa così una base condivisa da adattare senza perdere traccia delle differenze. Per valutare il risultato, misura separatamente i volumi e le eccezioni di ogni entità.
GDPR e dati dei dipendenti
Le informazioni sui dipendenti sono tra i dati più sensibili di un’azienda. Gli accessi sono limitati per ruolo, i dati sono ospitati nell’UE e ogni lettura o modifica viene registrata con l’identità di chi l’ha effettuata. Una verifica degli accessi può partire da un report tracciabile. La sicurezza parte dalla definizione degli accessi: quali informazioni servono all’agente per completare un’attività e quali persone devono poterle vedere? Anche la conservazione dei dati e la revisione dei permessi vanno considerate nel disegno del flusso. Una registrazione delle azioni aiuta a ricostruire chi ha consultato un dato, quale sistema è stato coinvolto e dove il processo si è fermato in attesa di un’approvazione.
L’automazione HR come parte dei processi aziendali
Onboarding e ferie sono la parte più visibile. Il loro funzionamento è simile a quello degli altri flussi che attraversano più sistemi, descritti nella pagina sull’automazione dei processi aziendali: passaggi mappati, decisioni definite e responsabili dell’approvazione identificati prima dell’attivazione. Per iniziare, scegli un processo frequente e riconoscibile, descrivi gli strumenti attraversati e annota il tempo oggi necessario. Individua le eccezioni prima di disegnare le azioni automatiche: una richiesta incompleta, un accesso negato o un’approvazione rifiutata devono avere un percorso chiaro. Dopo il lancio, confronta il nuovo risultato con i dati di partenza. Questo metodo permette di migliorare il processo oltre a velocizzare singole attività.
Dove finisce la selezione e inizia il lavoro HR
L’offerta firmata segna il passaggio. Prima vengono richiesta di assunzione, valutazione dei candidati e shortlist verificabile: è l’ambito dell’automazione della selezione. Dopo inizia l’onboarding descritto qui. Tenere distinte le due fasi permette di affidare le decisioni ai responsabili giusti. Il passaggio richiede informazioni precise: identità del nuovo assunto, data di inizio, ruolo, responsabile e condizioni già approvate. Se questi dati arrivano in forma incompleta, la preparazione degli accessi rischia di bloccarsi o di creare errori. Documentare chi trasmette ciascuna informazione rende più facile verificare l’intero percorso. La scelta del candidato e la definizione dell’offerta mantengono responsabilità diverse dalle autorizzazioni necessarie per attivare account e attrezzatura.
Lo stesso lavoro visto dall’agente
Questa pagina descrive il processo HR nel suo insieme. La pagina sugli agenti IA per le risorse umane approfondisce quali richieste di ferie o cambi di turno possono essere risolti in autonomia e quando serve l’approvazione di una persona per proteggere i dati sensibili. L’autonomia va stabilita per singola decisione. La creazione di un account già approvato può seguire una regola; un’eccezione di budget, un cambio nei dati contrattuali o l’accesso a informazioni riservate richiede un controllo diverso. Per questo un workflow combina passaggi automatici, condizioni e punti di approvazione. I responsabili delle risorse umane vedono dove l’agente ha agito e dove attende una loro decisione.
Lo stesso schema fuori dalle risorse umane
Una casella HR e una casella di assistenza possono incontrare lo stesso problema: molte richieste, una policy scritta e pochi casi che richiedono davvero una persona. Quando questo schema riguarda i clienti anziché il personale, parliamo di automazione del servizio clienti. In entrambi i casi occorre distinguere le risposte che la policy consente di fornire subito dai casi che richiedono giudizio. È utile registrare quali domande si ripetono, quali fonti mancano e dove le richieste restano in sospeso. Anche quando il flusso attraversa strumenti diversi, la persona che riceve assistenza deve sapere chi si occupa della sua richiesta e quando riceverà un aggiornamento.
INIZIA
Automatizza il prossimo onboarding.
Scegli una nuova assunzione e ti mostreremo l’intero percorso, dall’offerta firmata al primo giorno.
DUE MODI PER INIZIARE
Prenota una demo6 CAMPISai già cosa vuoi vedere. Dicci l'essenziale e ti proponiamo degli orari.Apri il modulo →Crea il tuo agente6 DOMANDEVuoi una demo costruita sul tuo collo di bottiglia. Rispondi a sei domande e prepariamo l'agente per la chiamata.Inizia il questionario →Preferisci una chiamata dal vivo?
Scegli l'orario che preferisci.
Prenota una chiamata di 30 minuti con il nostro team.
Apre il calendario sopra questa pagina. Ospitato da Calendly, che imposta i propri cookie.